Administrasi Pendidikan

1.       KONSEP DASAR ADMINISTRASI PENDIDIKAN

A.      Pengertian administrasi

è  Administrasi telah ada sejak timbulnya peradaban manusia. Karena pada dasarnya ketika dua orang atau lebih bekerja sama melakukan sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu saat itupun telah ada administrasi.

è  Etimologis:

Administrare (ad = intensif, ministrare = to serve, melayani) à melayani secara intensif

Administratio (kt. Benda) àadminitrativus (kt sifat) à administration (Inggris) à administrasi (Indonesia)

Adminstratie (Belanda) yang di Indonesia diberi arti sebagai clerical work.

è  Tata usaha yaitu kegiatan penyusunan keterangan secara sistematis dan pencatatan semua keterangan yang diperoleh dan diperlukan mengenai hubungannya satu sama lain.(pengertian dalam arti sempit).

è  Administrasi à keseluruhan proses pelaksanaan dari pada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang Siagian)

è  Administrasi à keseluruhan proses pelaksanaan dari pada keputusan yang telah diambil dan pelaksanaan itu pada umumnya dilakukan oleh dua orang manusia atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Sondang Siagian)

è  Pengertian administrasi  ditinjau dari sudut:

Institusional à administrasi adalah keseluruhan orang atau kelompok orang sebagai suatu kesatuan menjalankan proses kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan bersama;

Fungsional à segala kegiatan dan tindakan yang dilakukan untuk mencapai tujuan  termasuk tindakan untuk menentukan tujuan itu sendiri, tindakan tersebut bersifat melihat kedepan;

Proses à keseluruhan proses yang berupa kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan sejak dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapai tujuan tersebut (The Liang Gie)

è  Dalam administrasi sebagai proses terkandung pengertian:

Ø  Kegiatan-kegiatan terencana dari orang/kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama;

Ø  Penyusunan dan penggunaan tenaga manusia dan benda-benda secara sistematis untuk mencapai tujuan dengan biaya yang berupa uang, tenaga dan waktu yang sedikit-dikitnya (efisien dan efektif);

Ø  Penetapan kebijaksanaan, susunan organisasi dan pemakaian alat yang terdiri dari manusia, benda-benda dan uang.

Ø  Administrasi sebagai proses menggambarkan kerja yang sistematis menggunalan sumber daya organisasi seperti manusia, uang dan material (man, money and material) dilaksanakan atas dasar  kebijaksanaan memenuhi kebutuhan organisasi mencapai tujuan.

B.      Prinsip-prinsip administrasi

•       Adanya kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang

•       Adanya penataan atau pengaturan dalam kerjasama

•       Adanya tujuan yang akan dicapai.

•       Adanya tugas yang harus dilaksanakan

•       Adanya perlengkapan atau perlatan untuk melaksanakan tugas

•       Adanya pimpinan yang memiliki kekuasaan untuk memutuskan dan memberi perintah

C.      Tujuan administasi

ü  Untuk mendayagunakan segala tenaga, sarana dan dana secara optimal, teratur, relevan, efektif dan efisien serta produktif untuk mencapai tujuan tertentu.

ü  Yang dicari dari adminitrasi adalah: EFISIENSI, EFEKTIVITAS DAN PRODUKTIVITAS.

D.      Administrasi à managemen à kepemimpinan à hubungan manusia

•       Administrasi sebagai proses yang membangun kerja sama yang efektif yang intinya

•       Managemen adalah tindakan: mengatur, mengurus, mengawasi, menciptakan kondisi yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang intinya

•       Kepemimpinan à kemampuan untuk mempengaruhi perbuatan orang-orang dan menggeraknnya kearah tercapainya tujuan-tujuan,

•       Inti kepemimpinan adalah human relation (hubungan antar manusia)

2.       Administrasi dan manajemen
 

•       Administrasi: rangkaian kegiatan bersama sekelompok orang secara sistematis dalam suatu usaha mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan.

•       Manajemen : adalah orang-orang yang menggerakan kegiatan administrasi bersama-sama, dengan atau melalui  orang-orang lain  dan menggerakan segala fasilitas agar tujuan usaha kerja sama tercapai.

•       Kombinasi keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan orang-orang bersama-sama atau bekerjasama untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.

Di Indonesia memiliki pengertian yang berbeda dilihat dari tiga posisi sbb:

—  Administrasi dan administrator

Administrasi à seluruh proses (administratif) untuk menyelesaikan tugas (administratif) tanpa menunjuk kepada kedudukan atau orang tertentu.

Proses à merujuk kepada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan fungsi-fungsi manajemen (memutuskan, merencanakan, mengorganisasikan, mengkoordinasikan, mengkomunikasikan dsb.  Untuk menyelesaikan tugas pokok adm secara efisien dg dan melalui orang atau orang-orang lain.

Tugas à  merujuk pada bidang-bidang tugas operasional  dari administrasi yang dimaksudkan untuk memudahkan kegiatan belajar mengajar, yang bisanya dikelompok kedalam  pengajaran, kesiswaan, kepegawaian, keuangan, hubungan masyarakat, perlengkapan dan barang dsb.

Administrator à menunjuk kepada setiap orang dengan kekuasaan dan status administratif tertentu yang bertanggungjawab mengenai bagian tertentu dari administrasi pendidikan.

Perbedaan tanggungjawab hanya terjadi karena derajat atau kedudukan dalam organisasi pendidikan yang berbeda satu sama lain misalnya Kepala Dinas dengan Kepala Sekolah atau antara pejabat lini/garis (struktural) dengan pejabat staff (fungsional), yang kesemuanya melakukan kewajiban dan tugasnya masing-masing.

Pengertian adminitrasi pendidikan

•       Keseluruhan proses kerja sama dengan memanfaatkan dan memberdayakan segala sumber yang tersedia melalui aktivitas perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pemotivasian, pengendalian, pengawasan dan supervisi serta penilaian untuk mewujudkan sistem pendidikan yang efektif, efisien dan berkualitas.

3.       Aspek-aspek administrasi pendidikan

•       Koordinasi kegiatan dalam organisasi, administrasi sebagai suatu peristiwa mengkordinasikan kegiatan yang saling bergantung dari orang-orang dan kelompok-kelompok dalam mencapai tujuan bersama – pendidikan dan anak-anak.

•       Alat untuk mencapai tujuan organisasi, alat untuk mewujudkan kegiatan kerjasama yang efektif untuk tercapainya tujuan-tujuan.

•       Menyertakan banyak orang, proses yang membuat kegiatan-kegiatan terselenggara dengan efisien bersama dengan dan melalui orang atau orang-orang lain. Proses ini berupa membuat putusan, merencanakan, memimpin, mengkoordinasikan dan mengawasi.

Tugas utama kepsek selaku pemimpin pendidikan ialah membantu guru mengembangkan daya kesanggupannya, untuk menciptakan iklim sekolah yang menyenangkan, dan untuk mendorong guru, murid, dan orang tua murid supaya mempersatukan kehendak, pikiran dan tindakan dalam kegiatan bersama secara efektif bagi tercapainya tujuan sekolah.

Partisipasi guru dan staff dalam administrasi.

3.SUBSTANSI ADMINISTRASI

Pendekatan terhadap substansi adpen:

1. Pendekatan tujuan-tujuan lembaga dan peranan-peranan yang harus dijalankan sebagai inti pekerjaan administrasi;
2. Pendekatan tugas pokok, tujuan hanya dapat dicapai jika jika tugas-tugas pokok adm dijalankan;
3. Pendekatan adm sebagai proses, adm berurusan dengan proses yang digunakan dan peri laku yang nampak dari proses itu.
4. Pendekatan kepemimpinan sebagai esensi pekerjaan adm.

Pendekatan tugas pokok

Tugas pokok kewajiban administrator sekolah yang paling penting adalah:

1. Menetapkan tujuan-tujuan;
2. Membuat kebijaksanaan;
3. Menentukan peranan-peranan;
4. Mengkoordinasikan fungsi-fungsi administratif;
5. menaksir efektifitas;
6. Bekerja dengan kepemimpinan masyarakat untuk meningkatkan perbaikan dalam pendidikan;
7. Menggunakan sumber-sumber pendidikan dari masyarakat;
8. Melibatkan orang-orang;
9. Melakukan komunikasi (Oteng Sutisna 28-29)

4.       POLA KOMPETENSI ADPEN

1. Pengajaran dan Kurikulum
2. Murid
3. Kepemimpinan masyarakat sekolah
4. Personil sekolah
5. Gedung sekolah
6. Angkutan sekolah
7. Organisasi dan struktur
8. Keuangan sekolah dan Tata Usaha.

Pola kompetensi itu hanyalah sample yang dapat dikembangkan sesuai dengan kedudukan administratif dan suatu lingkungan tertentu.

Pengembangannya akan sangat bergantung kepada penguasaan teori, job dan know-how adminitrators ybs.

Tugas-tugas adpen sejatinya apa yang secara pribadi diterapkan oleh administrator ke dalam perbuatan spesifik.

—  Pendekatan proses

Pendekatan ini menekankan kepada peri-laku adminsitratif, dan kegiatan-kegiatan administrasi bukan tugas-tugasnya. Pendekatan proses administratif yang paling awal dilakukan oleh:

—  Henry Fayol, 5 fungsi administratif: PLANNING, ORGANIZING, COMMANDING, COORDINATING dan CONTROLLING.

—  Luther Gulick: PLANNING, ORGANIZING, STAFFING, DIRECTING, COORDINATING, REPORTING dan BUDGETING (POSDCORB).

—  Persatuan Administrator Sekolah Amerika Serikat : PLANNING, ALLOCATING, STIMULATING, COORDINATING dan EVALUATING.

FORMULASI LAIN DARI:

Gregg                              Litchfield                                        Campbell

Decision making           Decision making                            D making

Planning                         Programming                                 Programming

Organizing                     Communicating                            Stimulating

Communicating             Controlling                                     Coordinating

Influencing                    Reappraising                                Appraising

        Coordinating

         Evaluating

Formulasi proses tsb berbeda dalam jumlah unsur dan terminologi tetapi hakekatnya sama. Formulasi ini diperoleh dari KONSEPTULISASI tindakan administratif.

Unsur-unsur proses itu saling berhubungan tidak berdiri sendiri. Pengambilan putusan menjadi bagian integral setiap unsur, perencanaan penting buat pembuatan putusan dan organisasi dan komunikasi. Evaluasi diterapkan pada setiap unsur.

Pembuatan putusan fungsi yang sentral pada semua fungsi administratif, perencanaan sebagai pembuatan putusam tentang apa yang hendak dicapai, bagaimana mencapainya dan siapa yang akan melakukannya. Pembuatan putusan esensial kaitannya dengan  proses-proses administratif dan cara setiap organisasi mencapai putusan2.

Catatan penting:

1. proses-proses administrasi adalah esensial sama tanpa malihat jenis organisasi atau tingkat kedudukan adnministrator dalam organisasi.
2. Jenis tugas pekerjaan serta ketrampilan manajerial berbeda pada pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lain.
3. Administrator pada tingkat lebih tinggi lebih banyak bergelut dengan proses-proses administratif dibanding dengan yg berada ditingkat lebih bawah terlibat dalam fungsi-fungsi non-manajerial (teknis).
4. Sifat universal dari proses administratif memungkinkan pemindahan administrator dari organisasi ke suatu organisasi yang lain.

 I.          PROSES ADMINISTRATIF

Dalam proses administratif mencakup:

1. Membuat putusan
2. Merencanakan
3. Mengorganisasikan
4. Mengkomunikasikan
5. Mengkkordinasikan
6. Mengawasi
7. Menilai

1. Membuat putusan

Suatu putusan merupakan proses memilih tindakan tertentu antara sejumlah tindakan alternatif  yang mungkin.

Putusan dibuat dengan memperhatikan semua fakta yang relevan.

Putusan yang baik ditandai oleh perbuatan yang bertujuan dan rasional.

Putusan yg cerdas hanya dapat dibuat jika tersedia informasi yang diperlukan.

PEMBUATAN PUTUSAN DALAM ORGANISASI FORMAL LANGKAH2 PEMBUATAN PUTUSAN:

1. Penentuan masalah
2. Analisa situasi yang ada
3. Pengembangan alternatif-alternatif
4. Analisa alternatif-alternatif lain dan
5. Pilihan alternatif yang paling baik

TINGKAT-TINGKAT PEMBUATAN PUTUSAN

1. Tingkat pembuatan putusan paling tinggi mengenai penentuan tujuan umum serta kebijakan ttg program, kepegawaian dan alokasi biaya secara menyeluruh, tanggung jawab berada di tangan Menteri Diknas selaku unsur pimpinan kementerian.
2. Tingkat pembuatan putusan kedua ttg penjabaran tujuan umum menjadi tujuan-tujuan yang lebih khusus, pengembangan

                rencana, serta koordinasi usaha2 oleh staff. Tingkat pembuatan putusan operasional ini menjadi tanggungjawab  Dirjen, Kepala Dinas Provinsi/Kab/kota  selaku unsur pelaksana.

3.  Tingkat pembuatan putusan ke tiga mengenai masalah operasional oleh para pelaksana di lapangan, secara teknis dan profesional oleh  pengawas dan kepsek.

PUTUSAN-PUTUSAN :

1. Mengikutkan partisipasi dalam pembuatan putusan;
2. Tanggungjawab atas putusan-putusan  pada tingkat akhir berada pada administrator
3. Cara-cara mencapai putusan adalah perbuatan yang merupakan faktor penting bagi efektivitas administrator

2. Merencanakan

Dalam sub pokok bahasan ini akan di bicarakan mengenai:

1. Arti perencanaan;
2. Perencanaan pada tingkat-tingkat adm;
3. Partisipasi staff dalam perencanaan;
4. Karakteristik perencanaan di sekolah2;
5. Perencanaan pendidikan;
6. Dimensi perencanaan pendidikan.

Arti Perencanaan

“Perencanaan adalah proses mempersiapkan seperangkat putusan bagi perbuatan di masa datang” (CA Anderson dan MJ Brown).

Aspek2 perencanaan berkait dg penentuan tujuan2 org,  perkiraan lingkungan dan penentuan pendekatan pencapaian tujuan. Perencanaan mengkoordinasikan kegiatan, memberi rasionalitas dan keadaan teratur dan admtor dpt berinisiatif dan mnciptakan situasi kondusif

Fleksibilitas dlm Perencanaan

Dlm pelaksanaan perencanaan sering tdk berjalan persis seperti yg diharapkan, maka penyesesuaian harus dibuat termasuk menetapkan sasaran baru. Mengingat proses perencanaan yg dinamis, adm yg efektif meminta  rencana2 diperbaiki dan kegiatan org diarahkan kembali sehingga dpt lebih baik melayani kepentingan org dan para anggotanya.

Perencanaan di berbagai tk administrasi

Semua tk adm hendaknya terlibat dlm perencanaan

Perencanaan Admtor puncak (kementrian) merencanakan tujuan2 sistem pendidikan yg lebih luas diharapkan berkembang untuk jangka panjang

Perencanaan pada tk kepsek  lebih berkepentingan dg tujuan yang lebih segera

Perencanaan tk admtor menengah berada antara perencanaan kepsek dan perencanaan admtor puncak.

Dari dimensi waktu kita kenal perencanaan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang

Dilihat dari frekuensi penggunaannya perencanaan dibedakan menjadi:

1. Rencana tetap, rencana yg dipakai berkali2 meliputi kebijaksanaan2, prosedur2 dan aturan2.

Kebijaksanaan, suatu pernyataan umum yg membimbing pembuatan putusan, menentukan batas2 putusan2 bisa dibuat dan mengarahkan putusan2 kpd tercapainya tujuan2 org.

Prosedur, metode atau cara melangkah dlm serangkaian tindakan dg menyediakan pedoman tindakan yg lebih khusus.

Aturan, pernyataan khusus ttg apa yg boleh dan tdk boleh dilakukan.

2. Rencana sekali pakai,  atau biasa disebut rencana bertujuan tunggal, rencana yg di desain untuk mencapai tujuan khusus dalam suatu periode waktu yg relatif pendek. Anggaran belanja, program, proyek adalah contoh rencana sekali pakai.

Partisipasi staff dlm perencanaan

Sesuai dg asas demokrasi admtor hendaknya:

1. Melibatkan mereka yg berkepentingan dandipengaruhi oleh perencanaan dalam formulasi tujuan dan putusan2;
2. Melibatkan staff dlm pemecahan masalah yg lebih baik karena titik pandang berbeda dan kemampuan beragam yg memperkuat.
3. Admstor tdk mengatakan apa yg harus dilakukan dan bagaimana melakukannya, tetapi memberikan kesempatan staff berpartisipasi;
4. Admstor tdk sekedar mengatahui ttg bagaimana melaksanakan semua pekerjaan dg baik tetapi mengetahui bagaimana merangsang aktualisasi bakat staff dlm identifikasi tujuan yg hendak dicapai;
5. Admstor dlm semua aspek perencanaan bertanggungjawab mendorong, membantu dan menyumbang kpd kegiatan perencanaan bukan mendominasinya

Karakteristik perencanaan di sekolah

Perencanaan didesain dan dikembangkan dengan cermat, membuat persiapan perencanaan, kesempatan partisipasi semua pihak yang berkepentingan.

Perencanaan pendidikan komprehensif menjangkau tujuan jangka panjang, pedoman menggunakan sumber2 yg tersedia u/mencapai tujuan2 pendidikan.

Dimensi perencanaan pendidikan  makro, meso, mikro.

Perencanaan makro dengan ruang lingkup nasional, yg menghubungkan perencanaan pendidikan dg perencanaan umum pembangunan nasional.

Perencanaan meso adalah perencanaan ditk daerah yg lebih operasional.

Perencanaan mikro penjabaran lebih terperinci perencaan meso pada tk lembaga pendidikan setempat yg terbatas pada perencanaan jangka pendek.

3. Mengorganisasikan

Mengorganisasikan adalah proses mengatur, mengalokasikan dan mendistribusikan pekerjaan, wewenang dan sumber daya diantara anggota organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Mengorganisasikan berarti:

1. Menentukan sumber daya dan kegiatan yg dibutuhkan untuk mencapai tujuan orgnaisasi;
2. Merancang dan mengembangkan kelompok kerja yg brisi orang yg mampu membawa org pd tujuan
3. Menugaskan seseorang atau kelompok orang dlm suatu tanggungjawab tugas dan fungsi tertentu
4. Mendelegasikan wewenang kepada individu yg berhubungan dg keleluasaan melaksanakan tugas.

Manager membuat suatu struktur formal yg dapat dg mudah dipahami orang dan menggambarkan suatu posisi dan fungsi seseorang di dalam pekerjaannya.

4. Mengkomunikasikan

Komunikasi ialah proses menyalurkan informasi, ide, penjelasan, perasaan, pertanyaan dari orang ke orang atau dari kelompok ke kelompok.

Proses komunikasi dg unsur2nya: komunikator, tujuan yg hendak dicapai, ada suatu pesan atau berita, adanya saluran yang menghubungkan sumber dengan penerima, ada penerima berita dan harus ada umpan balik.

Komunikasi tiga arah: komunikasi kebawah penyampaian kebijakan, prosedur, instruksi dll,

Komunikasi ke atas aspirasi dan partisipasi dan komunikasi medatar atau kesamping adalah koordinasi.

Komunikasi formal melalui saluran formal yang tersedia pada organisasi

Komunkasi informal melalui hubungan antar manusia dalam suasana tidak formal.

5. Mengkoordinasikan

Koordinasi adalah proses mempersatukan sumbangan-sumbangan dari orang2, bahan, dan sumber2 lain ke arah tercapainya maksud2 yg telah ditetapkan.

Pengkoordinasian dalam satuan pendidikan adalah mempersatukan rangkaian aktivitas penyelenggaraan pendidikan dan pembelajaran dengan menghubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan orang2 dan pekerjaannnya sehingga semuanya berlangsung secara tertib ke arah tercapainya maksud yang telah ditetapkan.

Koordinasi akan berhasil dengan sarat:

1. pembagian kerja yg jelas dalam organisasi,

2. membangun semangat kerja sama yg besar dan adanya org informal yang sehat,

3. tersedianya fasilitas kerja dan kontak hubungan yg lancar bagi semua pihak dalam org dan

4. memulai tahapan kegiatan dengan benar dan mempertahankan kualitas pekerjaan yng kontinyu.

Koordinasi dilakukan dengan cara2:

1. pertemuan atau rapat formal org dari setiap unit kerja,

2. pertemuan berkala u/pejabat2 tertentu,

3. pembentukan panitia gabungan jika perlu,

4. pembentukan badan koordinasi staf untuk mengkoordinir kegiatan,

5. mewawancarai bawahan berhubungan dg tugas dan tanggungjawab,

6. memorandum atau informasi berangkai,

7. adanya buku pedoman org dan tata kerja.

6. Pengawasan

Pengawasan dlm adm berarti kegiatan mengukur tingkat efektivitas kerja personal dan tingkat efisiensi penggunaan metode dan alat tertentu dalam usaha mencapai tujuan.

Pengawasan adalah suatu kegiatan untuk mengetahui realisasi perilaku personel dlm organisasi pendidikan dan apakah tingkat pencapain tujuan pendidikan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian hasil pengawasan tsb apakah dilakukan perbaikan.

Prinsip2 pengawasan:

1. tertuju kpd strategis sbg kunci sasaran yg menentukan keberhasilan,

2. pengawasan harus menjadi umpan balik sbg bahan revisi dlm mencapai tujuan,

3. harus fleksibel dan responsif trhdap perubahan2 kondisi dan lingkungan,

4. cocok dg org pendidikan mis org sbg sistem terbuka,

5. merupakan kontrol diri sendiri,

6. bersifat langsung ditempat kerja,

7. memperhatikan hakekat manusia.

Tindakan pengawasan terdiri dari tiga langkah universal :

1. mengukur perbuatan,

2. membandingkan perbuatan dg standar yg ditetapkan dan menetapkan perbedaan2 jika ada,

3. memperbaiki penyimpangan dg tindakan pembetulan.

Kegiatan pengawasan: mengumpulkan data menyusun informasi, mengidentifikasi proses pencapaian tujuan, dan menentukan solusi untuk perbaikan. 

7. Menilai

Penilaian adalah unsur penting dari keseluruhan proses administrasi.

Ditujukan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi org dlm mencapai tujuannya.

Penilaian ialah proses yg menentukan betapa baik org program2 atau kegiatan2 sedang mencapai maksud2 yg telah ditetapkan.

Maksud2 penilaian :

1. Untuk memperoleh dasar bagi pertimbangan pada akhir suatu periode kerja;
2. Untuk menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien;
3. Untuk memperoleh fakta2 ttg kesukaran2 dan untuk menghindarkan situasi yg dapat merusak;
4. Untuk memajukan kesanggupan para guru dan orang tua murid dalam mengembangkan org sekolah